Het Verantwoordingsorgaan (VO) als strategisch partner van het bestuur
De afgelopen én komende jaren staan voor iedereen die betrokken is bij het besturen van een pensioenfonds in het teken van de transitie. Wie weet nog hoe het leven vóór de transitie eruit zag nu het vooral overleven lijkt in het oog van de ‘invaarstorm’? Ook voor verantwoordingsorganen is het een intensieve periode. De wetgever heeft het VO nadrukkelijk een stevigere positie gegeven, onder meer via het verzwaard adviesrecht. Het is echter de vraag of de VO’s zich comfortabel en voldoende geëquipeerd voelen voor deze opdracht. Er wordt veel van hen gevraagd, de tijd is beperkt en de materie is complex. Het goede nieuws is, ook na het invaarbesluit blijft de rol van het VO cruciaal. Het belang van de deelnemers moet duurzaam meewegen in beleid en besluitvorming. In dit blog behandelen wij een aantal uitdagingen die VO’s ervaren en geven enkele tips voor een relevante invulling van hun rol.
Uitdagingen in de Wtp-transitie
In de praktijk zien wij dat verschillende verantwoordingsorganen niet altijd tijdig betrokken te raken in het proces en de relevante informatie aangereikt krijgen. Niet uit hun eigen onwil, zeker niet, ook bestuurders, ondersteuning en adviseurs zijn simpelweg zoekende naar een ritme in het procesmanagement. Daarbij is de grote hoeveelheid kennis en informatie complex en aan verandering onderhevig. Inzichten wijzigen regelmatig door nieuwe berekeningen, toezichtkaders worden langzaam maar zeker steeds duidelijker, en ook ervaringen van andere fondsen helpen het proces en de inhoud van het invaardossier vooruit.
In de praktijk zien wij dat het voor bestuur en VO daarom ingewikkeld is om te bepalen welke informatie op welk moment relevant is. Alle informatie delen is dat in ieder geval niet, het moet ook behapbaar blijven voor het VO. Op basis van een aantal cases zien wij drie belangrijke stappen die het VO, bewust en volgordelijk kan zetten om zo zijn rol als volwaardig gesprekspartner van het bestuur waar te maken.
- Overzicht en keuzes maken in de informatievoorziening
Om de veelheid aan informatie te structureren en te filteren helpt het om de ervaringen van/bij andere fondsen te kennen. Haal daarom deze kennis naar binnen en maak als bestuur en VO samen heldere keuzes. Daarmee wordt zeker gesteld dat het VO beschikt over de juiste en relevante informatie om een goed onderbouwd advies te geven.
- Begripsvorming en rolzuiverheid
De juist interpretatie van de informatie is cruciaal voor het advies. Begrijpt iedereen wat de ontvangen informatie betekent vanuit de rol en taak van het VO? Werkt iedereen toe naar een eenstemmig advies? Het helpt hierbij enorm om de toegestuurde stukken aan het VO te vergezellen van een leeswijzer; een korte memo (maximaal 2 pagina’s) waarin het VO wordt meegenomen in welke informatie voor hen ligt, wat hun rol op dat moment is in het proces en welke onderdelen er vanuit die rol relevant zijn. Het meegeven van 2 tot 3 vragen die zij zich in hun voorbereiding kunnen stellen bij de voorliggende informatie geeft scherpte en focus. - Voldoende tijd en inspiratie voor een expliciet BOB proces
Tot slot zien wij in de praktijk dat het nemen van voldoende tijd om aan gedegen beeld- en oordeelsvorming te doen cruciaal is, als bestuur en VO samen maar ook als VO zelfstandig. Deze tijd kan worden ingezet om kennis te nemen van de strategie en methoden die bij andere fondsen worden toegepast en om gesprekken te voeren met deskundigen van buiten het eigen fonds. Deze brede blik versterkt het proces en de uiteindelijke besluitvorming (het advies) en voorkomt dat het VO te reactief kijkt of later blinde vlekken tegenkomt. Uiteraard vanuit de kennis over de eigen deelnemers, en met hun belang voorop!
Het belang van de deelnemers moet duurzaam meewegen in beleid en besluitvorming.
Na het invaarbesluit blijft er in onze optiek sprake van een ‘zwaardere’ rol voor het VO. De komende jaren liggen er nog vele complexe vraagstukken op de bestuurstafel van het pensioenfonds. Vraagstukken waarbij – mede door toenemende professionalisering binnen het bestuur – het deelnemersperspectief cruciaal is en het VO een belangrijke rol speelt.
Voor belangrijke strategische afwegingen is het VO een onmisbare partner. Denk bijvoorbeeld aan samenwerkings- en uitbestedingsvraagstukken als ook aan strategische afwegingen tussen kostenbeheersing door standaardisatie en schaalvergroting of juist de focus op service en nabijheid tot de klant. Deze kunnen ingrijpend zijn voor deelnemers.
Zonder op de stoel van het bestuur te gaan zitten of de rol van het interne toezicht over te nemen, kan en moet het VO bij dergelijke vraagstukken als volwaardige en strategische gesprekspartner meegenomen worden.
Hoe zorgt u ervoor dat uw VO zijn adviesrol relevant kan vervullen? Nu én in de toekomst?