Invaarbeschikking binnen: het invaren kan beginnen

Het dossier Invaren staat voor veel bestuurders in het teken van het verkrijgen van de invaarbeschikking, met veel aandacht voor datakwaliteit, de risicohouding, de financiële opzet en de evenwichtige vermogensverdeling. Uit de ervaring bij koplopers blijkt dat na deze eerste horde het echte invaren pas begint: het zorgvuldig en gecontroleerd uitvoeren van de vermogensverdeling. De eisen rondom toetsmoment 2 geven je vooral handvatten waaraan je moet voldoen, maar waaraan wil je (ook) voldoen? Het goede doen en dat goed doen voor je deelnemers. De berekeningen bij invaren moeten niet alleen kloppen; ze moeten ook uitlegbaar en reproduceerbaar zijn. Elke keuze in dit stadium heeft op lange termijn impact op deelnemers, communicatie en vertrouwen, in het besef dat er achteraf vrijwel geen aanpassingen meer gemaakt kunnen worden. Dat zou het risico op onbedoelde herverdeling alleen maar vergroten.

In de praktijk zien wij nog te vaak dat invaren het terrein is van actuarissen en projectmanagers, terwijl details voor bestuurders ook relevant zijn voor de uiteindelijke verdeling van vermogen en de verantwoording achteraf aan stakeholders. Invaren is in onze visie niet alleen een rekenkundig, maar ook een bestuurlijk vraagstuk. Het bestuur moet de regie nemen, begrijpen wat actuariële en financiële alternatieven en consequenties zijn, en zelf de keuzes maken. Het gaat hier niet om het agenderen van techniek aan de bestuurstafel maar wel om het op bestuurlijk niveau regie houden en keuzes maken over de manier waarop het vermogen wordt verdeeld.  

Het bestuur heeft hierin verschillende perspectieven om rekening mee te houden. Fondsen moeten bij invaren voldoen aan wet- en regelgeving, onder andere aan de eisen rondom toetsmoment 2. Diverse stakeholders zien in het proces hierop toe, van de toezichthouder en de accountant tot de certificerend actuaris en sleutelfunctiehouders.

Fondsen willen bij invaren het goede doen voor deelnemers, en dat goed doen. Dat betekent dus niet alleen dat bedragen ‘onderaan de streep’ moeten kloppen, maar ook dat kan worden uitgelegd hoe tot het bedrag is gekomen. Daarnaast moet het bedrag naderhand reproduceerbaar zijn.

Wat kunnen fondsen doen om waar te maken wat ze moeten en willen? Wij dragen hier graag aan bij door in dit artikel, vanuit bestuurlijk perspectief, 7 vragen te delen die in onze visie essentieel zijn bij het invaren. Hebben jullie al antwoord op deze vragen?

Voordat wij de 7 kernvragen delen, lichten wij eerst de 3 fasen in het invaarproces toe.

3 fasen in het invaarproces

Het invaren is geen eenmalige handeling, maar een zorgvuldig traject waarin wij drie fasen onderscheiden: voorbereiding, uitvoering en nazorg.

De voorbereidingsfase bestaat uit het bepalen van uitgangspunten over de inhoud en het proces: welke verdeelregels gelden er, welke aannames worden gehanteerd, hoe is de datakwaliteit geborgd en op welke manier wordt evenwichtigheid getoetst? Deze fase vraagt om bestuurlijke regie en gezamenlijke duiding van wat een beheerst invaarproces voor het bestuur concreet betekent. Een goede voorbereiding is cruciaal voor het laten slagen van het invaren.

De uitvoeringsfase draait om het toepassen van deze uitgangspunten in de praktijk. Hier komen techniek, governance en communicatie samen. De focus ligt op passendheid en consistentie: het zorgvuldig omzetten van aanspraken en rechten naar kapitalen volgens de gekozen methodiek, waarbij de uitlegbaarheid achteraf centraal staat.

In de nazorgfase volgt de verantwoording. De resultaten worden verantwoord richting deelnemers, sleutelfunctiehouders, certificerend actuaris, accountant en toezichthouders. Deze fase borgt dat het invaren niet alleen technisch juist is verlopen, maar ook reproduceerbaar en uitlegbaar is. Ook deze fase is cruciaal voor het slagen van het invaren, waarbij het fundament in de voorbereidingsfase wordt gelegd.

Wij zien in de praktijk dat vaak gedacht wordt dat issues in de nazorgfase wel kunnen worden opgelost door middel van correcties. Dit is in onze ogen denken vanuit de oude wereld. Zodra een fonds is ingevaren krijgen deelnemers een kapitaal toegekend, vaak inclusief een invaarbonus, waarover vervolgens rendement wordt gemaakt en uitkeringen worden betaald. Het geheel van kapitalen, invaarbonus, rendementen en uitkeringen hangt met elkaar samen en de verdeling kan maar op één moment worden gemaakt. Correcties achteraf kunnen dan al snel leiden tot onbedoelde herverdelingseffecten en operationele complexiteit.

Om ervoor te zorgen dat er in de nazorgfase zo min mogelijk correcties nodig zijn, is het van belang om het invaarproces in de voorbereidingsfase al zorgvuldig uit te denken. In de uitvoeringsfase kan vervolgens alles worden gewijd aan het uitvoeren van het invaren. Wij dragen graag bij aan een beheerst en integer invaarproces door middel van 7 kernvragen.

7 Kernvragen bij invaren

Op basis van onze ervaring zijn er 7 kernvragen bij invaren.

1 Wie heeft welke rol in het invaarproces?

Invaren is een belangrijk en grootschalig project met diverse stakeholders. Daarom is het van belang om in de voorbereidingsfase duidelijkheid te creëren over de rollen. Als dat is gebeurd, zullen er geen zaken dubbel worden gedaan en vallen er geen gaten. Bestuur, bestuursbureau, PUO, actuaris, sleutelfunctiehouders, certificerend actuaris en accountant spelen dan ieder een eigen rol. Een heldere rolverdeling en planning, in combinatie met een gezamenlijke interpretatie van uitgangspunten, voorkomt misverstanden en versnippering. Wij zien dit als basishygiëne. In de praktijk zien wij dat de PUO hier een plan voor aanlevert. Dit vraagt van het fonds om stakeholders vanuit het fonds hierbij aan te haken en regie te houden.

Wij benadrukken het belang van het vroegtijdig betrekken van de certificerend actuaris en de accountant. Zo kunnen de aandachtspunten voor toetsmoment 2 al in de voorbereiding worden meegenomen en worden verrassingen achteraf zoveel mogelijk voorkomen. Ook zorgt dit voor een soepel proces waarin de werkzaamheden zoveel mogelijk worden gespreid over de tijd. Op papier is de goedgekeurde eindbalans de start van het invaren; in de praktijk is er geen tijd om daarop te wachten. Welke controles en activiteiten kunnen naar voren worden gehaald om al eerder comfort te krijgen bij de eindbalans?

2 Kunnen alle pensioensoorten worden ingevaren?

Om in te kunnen varen is het van belang om de afspraken over alle opgebouwde pensioensoorten vast te leggen. In de praktijk is vaak alleen nagedacht over de belangrijkste pensioensoorten. Vanuit het perspectief dat het kapitaal voor elke deelnemer moet kloppen en uitlegbaar moet zijn, is het nodig om al in de voorbereidingsfase stil te staan bij de vraag of alle pensioensoorten in kunnen varen. Pensioensoorten die niet kunnen invaren, moeten tijdig worden omgezet.

Een in de praktijk veelvoorkomende omzetting is die van voorwaardelijke rechten. Een voorbeeld hiervan is het (vóór 2002 opgebouwde) ongehuwde ouderdomspensioen. Dit pensioen kan niet worden ingevaren en dient daarom vóór invaren te worden omgezet. Het is van belang om tijdig met dergelijke omzettingen te beginnen om zodoende met een ‘schoon’ bestand te kunnen gaan testen voor het invaren. In de nazorgfase is het vervolgens essentieel dat de individuele deelnemer goed kan volgen hoe dergelijke omzettingen zijn gemaakt. Ook de verantwoording richting andere stakeholders zoals de sleutelfunctiehouders, certificerend actuaris en accountant speelt hierbij een belangrijke rol.

3 Welke marge sta je toe bij omzetting van aanspraken naar kapitalen?

Als eventuele omzettingen hebben plaatsgevonden is er sprake van een deelnemersbestand met aanspraken en rechten dat zal worden ingevaren. De waardering van deze aanspraken en rechten vormt het hart van het invaren. De gekozen actuariële grondslagen en rekenmethodes bepalen de verdeling van vermogen. Hiervoor dient een zogenoemd invaarformularium te worden opgesteld. Dit bevat alle actuariële uitgangspunten voor de (sekseneutrale) omzetting van aanspraken en rechten naar kapitalen.

Bijzondere aandacht dient uit te gaan naar de factoren behorend bij de standaardregel. Deze factoren zijn voor de hele sector nieuw. Het zijn individuele factoren die de specifieke combinatie van pensioensoorten, leeftijden, duren en (hoogte van) aanspraken vangen in één sekseneutrale factor per deelnemer bij invaren. Besturen kiezen veelal voor extra comfort door twee onafhankelijke partijen de invaarfactoren te laten berekenen, waarbij deze naast elkaar worden gelegd voor een 100% aansluitingscontrole.

Het is aan het bestuur om aan te geven welke maximale afwijking is toegestaan tussen de uitkomsten en controles van twee of meerdere controleurs. In de praktijk zien wij dat marges veelal strakker worden gesteld dan de gebruikelijke 0,5%-punt afwijking in het kader van actuariële jaarwerkcontroles. Voor het controleproces is het daarom aan te raden om ruim de tijd te nemen: en strakke marge zorgt er immers voor dat ook kleine afwijkingen moeten worden geanalyseerd.

4 Heb je al je doelgroepen voor communicatie en extra controles in beeld?

Bij invaren vindt een herverdeling van vermogen plaats. Elke deelnemer is daarin uniek en krijgt een eigen kapitaal toegekend. Het is belangrijk om te identificeren voor welke doelgroepen extra aandacht nodig is. De AFM wijst hier ook op in het kader van communicatie.

In bredere zin willen fondsen op de juiste manier omgaan met de belangen van individuele deelnemers. Door proefberekeningen te maken kunnen outliers in de data worden gedetecteerd met gebruik van moderne data-analysetechnieken. Specifieke risicogroepen kunnen daarnaast vooraf worden geïdentificeerd op basis van ervaringen uit het verleden. Denk aan het bepalen van de risicogroepen bij toetsmoment 1 voor datakwaliteit. In de transitiecommunicatie kunnen deze risicogroepen beter worden begeleid en worden meegenomen in de uitkomsten. Het is aan te raden om de doelgroepenanalyse en proefberekeningen voor invaren vroeg uit te voeren om zodoende eerder informatie beschikbaar te hebben.

5 Wanneer ga je ‘live’ voor de deelnemer?

De kapitalen bij invaren worden uiterlijk zes maanden na invaren definitief vastgesteld, als onderdeel van toetsmoment 2. Gedurende deze zes maanden is het voor deelnemers belangrijk te weten wanneer fondsen ‘live’ gaan en kapitalen gaan communiceren, bijvoorbeeld via het portaal of de pensioenplanner. Te vroeg ‘live’ gaan zorgt voor een grotere kans op aanpassingen die naderhand moeten worden uitgelegd. Te laat ‘live’ gaan, leidt tot een gebrek aan transparantie.

Een bijzonder aandachtspunt is de groep deelnemers die in deze zes maanden met pensioen gaat. Voor deze groep geldt dat er een uitkering start op basis van een opgebouwd kapitaal. Anders dan bij (jongere) actieve deelnemers, slapers en deelnemers met een bestaande uitkering, is de onzekerheid rondom de vaststelling van het definitieve kapitaal bij deze groep relevant. Ook krijgen deze deelnemers in het nieuwe pensioenstelsel soms andere keuzes dan in het oude. Denk dan aan wijzigingen in de regeling ten aanzien van bijvoorbeeld uitruil, hoog-laag of keuzes van beleggingsprofielen. Het is relevant om na te denken hoe je deze groep vooraf meeneemt zonder definitieve bedragen te kunnen communiceren.

6 Wat doe je met TWK-mutaties na moment van invaren?

Op het moment dat er kapitalen zijn bepaald, zal er rendement worden gemaakt dat afhankelijk is van de verdeling over leeftijdscohorten. Elke mutatie die met terugwerkende kracht (TWK) wordt doorgevoerd, heeft impact op al behaalde rendementen. Het is belangrijk om vooraf een proces af te spreken voor TWK-mutaties na het moment van invaren en te bepalen tot wanneer TWK-mutaties in relatie tot het moment van invaren worden doorgevoerd. Een bijkomend vraagstuk hierbij zal zijn: wie draagt daarvan de kosten? In de transitie is het vermogen immers verdeeld. Onvoorziene kosten van TWK-mutaties komen dan ten laste van andere deelnemers of van de operationele reserve. Fondsen hebben in de aanloop naar het invaarmoment een operationele reserve bepaald. Deze operationele reserve moet passend zijn om het risico van TWK-mutaties te dragen.

7 Kun je de vermogensverdeling achteraf verantwoorden?

Transparantie achteraf is minstens zo belangrijk als zorgvuldigheid vooraf. De onderbouwing van keuzes moet uitlegbaar en reproduceerbaar zijn richting stakeholders. Dit is relevant voor mogelijke toekomstige claims, maar ook in het kunnen verantwoorden van de vermogensverdeling richting deelnemers. De deelnemers verdienen een transparante afrekening waarin de verdeling van het collectieve vermogen naar persoonlijk pensioenkapitaal stap voor stap wordt verantwoord.

Is er al nagedacht over wat je deelnemers dan concreet wilt laten zien en kan je daarmee achteraf uitleggen en reproduceren wat er is gebeurd? En welke gegevens moeten tijdens het invaarproces worden opgeslagen en bewaard om deelnemers achteraf het gewenste inzicht te geven?

Samengevat

Het dossier Invaren staat voor veel bestuurders in het teken van het verkrijgen van de invaarbeschikking, met veel aandacht voor datakwaliteit, de risicohouding, de financiële opzet en de evenwichtige vermogensverdeling. Na deze eerste horde begint het pas; het zorgvuldig en gecontroleerd uitvoeren van de vermogensverdeling. De eisen rondom toetsmoment 2 geven je vooral handvatten waaraan je moet voldoen. Maar waaraan wil je voldoen? Het goede doen en dat goed doen voor je deelnemers. Onze 7 kernvragen geven een handvat om dit verder uit te werken:

1. Wie heeft welke rol in het invaarproces?
2. Kunnen alle pensioensoorten worden ingevaren?
3. Welke marge sta je toe bij omzetting van aanspraken naar kapitalen?
4. Heb je al je doelgroepen voor communicatie en extra controles in beeld?
5. Wanneer ga je ‘live’ voor de deelnemer?
6. Wat doe je met TWK-mutaties na moment van invaren?
7. Kun je de vermogensverdeling achteraf verantwoorden?

Wij raden aan deze vragen in de voorbereidingsfase te agenderen om zo goed mogelijk voorbereid de uitvoeringsfase en de nazorgfase in te gaan.